トップページ > 会社案内 > 個人情報の取扱いについて

個人情報の取扱いについて

2005年4月1日
東邦情報システム株式会社
個人情報保護管理者
常務取締役 遠藤 裕之
(改定日 2022年9月9日)

 東邦情報システム株式会社は、個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号)に基づき、個人情報の重要性を認識し、適切な保護と取扱いに努めます。

個人情報の取得目的

 当社は、営業・業務活動に伴うお客さまの個人情報、採用応募者および従業員の個人情報を取得しております。

 なお、当該目的以外に利用することはありません。

(1)「業務に関する個人情報」の利用目的

  1. お客さまとの契約に基づく履行のため。
  2. お客さまからの申し込みや問い合わせのため。
  3. お客さまとの情報処理サービス業務連絡・営業行為のため。
  4. お客さまとの取引にかかる連絡等を円滑にするため。
  5. お客さまとの各種取引の事後管理のため。

    【業務内容】

    • 情報処理サービス業務
    • 電算機器・情報機器および付帯商品の売買にかかる業務
    • システムの導入・利用にかかるコンサルタント業務
    • システム設計・開発受託および売買または賃貸業務
    • システム運用保守にかかる業務
    • その他、上記に付帯する業務

(2)「従業者に関する個人情報」の利用目的

    人事管理、福利厚生、給与管理、社会保険関連事務

(3)「採用応募者に関する個人情報」の利用目的

  1. 採用応募者への採用情報等の提供・連絡
  2. 当社での採用業務管理

個人情報の第三者提供について

 当社は取得した個人情報を、次の場合を除き第三者に提供いたしません。

  1. 法令に基づき提供を求められた場合
  2. 個人情報を第三者に提供することを明示し、ご本人が同意した場合
  3. 公衆衛生の向上・児童の健全な育成および人の生命、財産の保護のため必要がある場合でご本人の同意を得ることが困難な場合
  4. 国または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに協力する必要があって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

業務委託に伴う個人情報の委託について

 当社が取得した個人情報を、利用目的達成のため必要な範囲で業者に委託する場合があります。

安全管理措置について

 個人情報を正確かつ最新の状態で保管、管理するよう努めるとともに、個人情報への不正なアクセス、漏えい等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を継続的に講じます。具体的な安全管理措置は以下のとおりです。

(1)基本方針の策定および個人データの取扱いに係る規程類の整備

 個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報保護関連法令を遵守し、基本方針および取扱規程を策定しております。

(2)組織的安全管理措置

  1. 個人情報保護のための組織体制の整備
  2. 個人情報保護を定めた規程等の整備と規程等に従った運用 等

(3)人的安全管理措置

  1. 全従業者に対する個人情報保護に関する教育
  2. 個人情報を取扱う際の機密保持 等

(4)物理的安全管理措置

  1. 入退室管理の実施
  2. 機器および電子媒体等の盗難等の防止

(5)技術的安全管理措置

  1. 個人情報を取扱うシステムのアクセス制御
  2. 個人情報を取扱うシステムの監視 等

個人情報提供の任意性

 ご本人の個人情報を当社に提供いただく際は、どの個人情報を提供するかしないかご意思によるものとします。
ただし、提供いただけなかった個人情報によっては当社の事業・営業活動やサービス提供が制限される場合があります。

個人情報にかかる相談および問い合わせについて

 ご本人の個人情報については、いつでも開示ができます。また、開示の結果、当該情報が誤っていた場合、訂正・追加・停止又は削除等の請求ができます。個人情報の開示・問い合わせまたは相談等をされる場合は、下記の「問い合わせ・苦情・相談の連絡先」の担当者までご連絡ください。

問い合わせ・苦情・相談等の連絡先

(1)開示等・問い合わせ・苦情・相談にかかる弊社の連絡先

電話 024-541-2150
FAX 024-543-1873
E-Mail
部署 総務部
担当者 総務部長
住所 〒960-8626 福島市飯坂町平野字桜田3-4 東邦銀行事務センター内

(2)認定個人情報保護団体の連絡先

 当社は、経済産業省および総務省の認定を受けた認定個人情報保護団体である一般財団法人 日本情報経済社会推進協会に所属しております。同協会では個人情報保護の取扱について苦情、相談を受け付けております。

一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
〒106-0032
東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
TEL 03-5860-7565
   0120-700-779

保有個人データの「開示」・「訂正等」の求めに応じる手続事項

 保有個人データおよび第三者提供記録の「開示」、「訂正・追加・利用停止・消去・削除・第三者への提供停止または利用目的の通知」(以下「訂正等」という。)を請求いただく際は、お申し込みいただいた方がご本人であることを確認したうえで、相応の期間および範囲でご対応いたします。

(1)開示等請求書類のご送付

 本人または代理人の方が請求する場合は、上記「開示等・問い合わせ・苦情・相談にかかる弊社の連絡先」にFAX、電話または電子メールで事前にご連絡いただきます。

 折り返し、当社からご依頼人様にご送付いたします所定書類に必要事項を全て記入し、同封した返信用封筒に本人確認のための書類を含めて上記「開示等・問い合わせ・苦情・相談にかかる弊社の連絡先」へ郵送してください。

 なお、ご提出いただいた書類および本人確認の書類はご返却はいたしません。

 また、ご提出いただいた書類に不足・不備がある場合、手数料の同封がない場合、手数料が不足していた場合には、ご郵送いただいた書類一式を返却いたしますので再度のご提出をお願いいたします。

(2)ご請求に必要な書類

ご本人様からのご請求 個人情報開示のご請求
  1. 個人情報開示等依頼書
  2. 本人の印鑑証明書または本人であることを確認する書類
個人情報の訂正等のご請求
任意の代理人様からのご請求 個人情報開示のご請求
  1. 個人情報開示等依頼書
  2. 本人の印鑑証明書
  3. 当社所定の代理人選任届(委任状)
  4. 代理人本人であることを確認する書類
個人情報の訂正等のご請求
未成年者の法定代理人様からのご請求 個人情報開示のご請求
  1. 個人情報開示等依頼書
  2. 法定代理人本人の印鑑証明書または法定代理人本人であることを確認する書類
  3. 法定代理権を確認するための書類
    (親権者の場合は「本人の戸籍抄本1通」・未成年後見人の場合も「本人の戸籍抄本1通」、または扶養家族の記載された健康保険証のコピー。)
個人情報の訂正等のご請求
成年後見人様からのご請求 個人情報開示のご請求
  1. 個人情報開示等依頼書
  2. 法定代理人本人の印鑑証明書または法定代理人本人であることを確認する書類
  3. 法定代理権を確認するための書類
    (成年後見人に関する「登記事項証明書」)
個人情報の訂正等のご請求

(3)本人であることを確認する書類

 ※現住所、氏名、生年月日の記載されている下記の公的書類いずれか1通(コピー可)で可です。

運転免許証 有効期限内のもので、裏面のコピーも必要です。
住民基本台帳カード
各種健康保険証 有効期限内のもので、2頁以降のコピーも必要です。
旅券(パスポート) 有効期限内のもの。
各種年金手帳 有効期限内のもの。
外国人登録証明書 在留期限内のもので、裏面のコピーも必要です。

(4)個人情報の開示手数料

 「利用目的の通知」の請求または「開示」の請求に対して、請求1通あたり、郵便送料およびコピー代等として1,080円(税込)とします。

 お支払方法は1,080円分の郵便切手を開示請求書類に同封のうえご送付ください。

(5)個人情報開示等請求に対する回答

 個人情報開示等依頼書に記載された「ご依頼人」宛て、書面または電磁的記録によりご回答いたします。

(6)個人情報開示等請求に関して取得した個人情報の利用

 開示等の請求に伴って取得した個人情報は、請求の求めに必要な範囲内で取扱うものとします。

 請求に基づいた回答終了後、当社が定める文書規程により廃棄処理を行います。

(7)個人情報の開示請求に関する不開示の決定事項

 次の事項に該当する場合は、不開示とさせていただきます。
 不開示を決定した場合は、開示等請求ご依頼人様に理由を通知いたします。
 なお、不開示に決定した場合でも所定の手数料は申し受けます。

  1. 請求時の本人確認情報と当社の管理情報が一致しないなど本人確認が出来ない場合
  2. 代理人による請求で代理権限が確認できない場合
  3. 所定の請求書類に不備があった場合
  4. ご本人または第三者の生命、身体、財産、その他権利利益を害するおそれがある場合
  5. 当社の業務の適正な実施に支障が生じる場合
  6. 他の法令違反となる場合
  7. 調査の結果、依頼に関する保有個人データを取得していない場合

(8)個人情報の利用停止

 個人情報の利用停止のご請求については、次の理由により行うことができるものとします。
当社はご請求の理由に関する事実関係を調査のうえ個人情報の利用を停止いたします。
なお、次の理由に該当しない場合は、対応をお断りさせていただくことになりますのであらかじめご了承ください。

  1. 利用目的範囲外の個人情報の利用が認められた場合
  2. 不正な方法(無断取得等)で個人情報が取得されたことが認められた場合
  3. 無断で第三者へ提供したことが認められた場合

(9)ご来社

 直接ご来社いただいての各種ご請求はお受けできませんので、あらかじめご了承ください。

以上